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Evitar Erros Na Gestão De Notas Fiscais

Como evitar os principais erros na gestão de notas fiscais?

Saber quais são os principais erros na gestão de notas fiscais é o primeiro passo para analisar os seus processos.

As notas fiscais são instrumentos muito importantes para manter a operação de qualquer empresa, por isso, uma gestão de notas fiscais responsável e organizada é essencial para a saúde de qualquer negócio.

No entanto, muitas vezes, a correria do dia a dia acaba fazendo com que alguns empresários se descuidem e façam esse gerenciamento erroneamente, o que pode acarretar em grandes problemas para a empresa.

Para que você não passe por isso, apresentamos, no post de hoje, alguns dos erros comuns na gestão de notas fiscais que precisam (e podem!) ser evitados. Confira!

1. Não confunda o DANFe com a Nota Fiscal

O DANFe é apenas um documento auxiliar da nota fiscal, e não possui validade jurídica, apesar de conter alguns dados da nota fiscal.

Já a Nota Fiscal Eletrônica faz parte de um sistema e arquivo com extensão em XML e precisa ter assinatura digitalizada e autorização da Secretaria da Fazenda.

O DANFe apenas representa a nota fiscal em caso de contingência, comprova o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro e a origem deles durante uma fiscalização do transporte.

2. Armazene as NFes conforme manda a lei

A empresa tem a obrigação fiscal de armazenar todas as notas fiscais eletrônicas, tanto as emitidas quanto as recebidas. A legislação atual recomenda que esses documentos sejam guardados por um período de 5 anos mais o ano corrente.

Dependendo do conteúdo, ou de sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis, e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até R$ 1 mil por documento.

Um dos pontos que mostra o quão é importante ter uma boa gestão de notas fiscais é a fiscalização. Caso ela ocorra e os arquivos não sejam apresentados, além das multas, pode acarretar em reclusão de dois a cinco anos.

3. Cuide dos dados da NF e do DANFe

Esse é um cuidado fundamental na boa gestão de notas fiscais. A divergência de dados entre a Nota Fiscal Eletrônica e o DANFe gera multa que pode chegar a 100% sobre o valor da nota.

Com um sistema para emissão de notas, este risco deve ser minimizado, mas preste atenção na hora de preencher as informações para evitar esses enganos.

4. Arquive os documentos de forma organizada

Não basta apenas guardar as notas fiscais em pastas no computador, é preciso catalogá-las de modo que elas fiquem organizadas por pastas, data, nome, etc. Esse cuidado é essencial para as boas práticas de gestão de notas fiscais.

O ideal é que a empresa armazene as notas de forma eficiente e conte com o apoio da tecnologia, que nesses momentos sempre é eficiente e ajuda a automatizar e a reduzir os erros relacionados ao processo.

5. Não dependa do fornecedor para receber a nota fiscal

Depender exclusivamente do fornecedor para receber a nota fiscal pode ser um grande problema. O emissor corre o risco de esquecer de enviar o documento e, não raro, esse arquivo pode nem ser enviado. Optar por serviços específicos de gestão de notas fiscais, normalmente, é a melhor saída.

6. Para a boa gestão de notas fiscais, verifique sempre a validade jurídica das notas recebidas

Uma nota fiscal eletrônica possui dois carimbos de segurança: a assinatura digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota, e o protocolo de autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda. É preciso checar essas informações para ter certeza de que aquela nota é verdadeira.

A gestão de notas fiscais é essencial para manter seu negócio operando, conforme a lei, evitando multas e outras penalidades. Essa é uma tarefa que exige cuidado e dedicação, mas que pode se tornar muito simples com alguns procedimentos como os que apresentamos aqui.

Para facilitar esse processo, avalie contar com um sistema de gestão eletrônica, que automatize diversas etapas e que traga segurança e precisão para essa atividade. Lembre-se, ainda, de consultar e de repassar as informações geradas no processo ao seu contador, que poderá orientá-lo e garantir que tudo está sendo feito conforme a legislação vigente.

Você ficou com alguma dúvida sobre como evitar erros na gestão de notas fiscais? Deixe seu comentário e continue acompanhando nosso blog para obter mais dicas como essas!

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